Gestão de Equipes Remotas – você sabe como fazer?

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No Brasil e no Mundo foi decretada a pandemia de Covid-19 se fez necessária uma mudança radical nos hábitos das pessoas nas empresas.

Há muito tempo as empresas já estão de preparando para o home office com a finalidade de reduzir custo e aumentar a produtividade.

Diversos métodos online e softwares colaborativos desafiam a barreira do trabalho dos funcionários apenas no espaço físico da empresa. É importante ficarmos atentos que nem todos tem a facilidade em se adaptar, por isto, se faz necessário adotar algumas práticas para garantir o melhor gerenciamento do trabalho e os resultados esperados com esta ação.

A gestão de equipes remotas precisa de algumas particularidades para que todos possa ter um ganho com este processo (empresa, líder e funcionário).

Se enumerarmos as principais atitudes na gestão, vamos aprofundar os itens apontados a seguir:

1 – Deixe claro os horários que a pessoa deverá se dedicar as atividades em home office. 
Atenção para o fuso horário de alguns locais e países para não gerar inconvenientes nas marcações de reuniões e follow up´s.

Normalmente as pessoas em casa costumam trabalhar em horários alternativos, acabam invadindo horário de almoço e não tem hora para terminar. Para não gerar perda de produtividade, estabeleça os horários de trabalho e, quando possível, marque as reuniões e chamadas com antecedência.

Não se esqueça de respeitar as pausas e o descanso dos funcionários, não é porque estão trabalhando em casa que podem estar online o tempo inteiro – estabeleça regras de contato.

 

2 – Muita atenção a comunicação com o time, cuidando das palavras e dos textos que vai encaminhar por e-mail ou telefone.
Algumas vezes uma mensagem mal interpretada pode causar problemas e situações de estresse entre as pessoas. Se você tiver algum assunto que acredita ser importante tratar ao telefone não mande mensagem – ligue para o seu funcionário e deixe claro o que precisa ser feito.

Quando estamos nos comunicando ao telefone, grande parte da atenção dos interlocutores está no tom da voz, portanto cuide para que a comunicação aconteça dentro dos padrões já adotados na empresa – comunicação clara, transparente, direcionada e abertas as críticas.

Quer uma dica: ESCUTE mais do que fale – assim você vai apoiar ainda mais o seu funcionário que está em home office.

 

3 – Crie arquivos para comunicar tudo o que está sendo feito pelo time que está em campo.
É importante registar tudo em arquivos e na nuvem.

Contatos com clientes ou fornecedores precisam ser registrados para que possam servir de exemplo e base para outros contatos. Criando este arquivo, você conseguirá aprender com as boas práticas e fazer as correções de rota que forem necessárias.

Estabelecer um método e um sistema para acompanhar as situações que ocorrem no dia-a-dia pode dar maior segurança para a empresa, para você e para o funcionário.

 

4 – Avalie como está a sua capacidade de influenciar as pessoas ao telefone ou pelo Skype.
Um funcionário que não está habituado a trabalhar em home office pode estar inseguro e não gostar deste tipo de trabalho.

Como um bom líder inspirador e influenciador, converse individualmente com eles e falem da importância deste momento que estamos vivendo e que trabalhar em home office é a tendência para as empresas nos próximos anos.

Atualmente grande parte s empresas já trabalham com times remotos ou estão treinando as pessoas para atuarem desta forma.

Converse com eles, mas novamente – ESCUTE as suas dificuldades, os seus medos e os seus receios! Atue em cada um deles para minimizá-los, use a sua experiência e a sua influência neste processo. Você é o grande agente transformador e responsável para que as pessoas se adaptem a esta nova modalidade.

 

5 – Para o home office, viabilize o uso de tecnologias modernas que já estão sendo utilizadas por outras empresas e adotaram o home office a muitos anos como estratégia de negócio.
Se for fazer alguma reunião ou call, envie para as pessoas o material e relatórios para que eles possam ver tudo aquilo que será tratado. Isto provoca mais compromisso, responsabilidade e ideias que as pessoas podem trazer se analisarem tudo o que vai ser falado com antecedência.

Façam pelo menos duas reuniões semanais, follow-up diário avaliando como foi o dia nos funcionários que julgar necessário, não se esqueça que cada um possui o seu próprio tempo e maneira de se adaptar e de fato no início do processo este apoio e compreensão serão necessários. Aproveitem para planejar os próximos passos, nesta mesma ligação ou vídeo – quanto mais claro o que fazer, mais as pessoas ficarão confortáveis para se adaptar ao home office. Um ponto de atenção: este tipo de reunião deve ser rápida!

A tecnologia vai muito além de proporcionar os alinhamentos que você precisa. Ela vai aproximar as pessoas e estarão mais seguras para entregar os trabalhos que vocês combinaram anteriormente.

6 – Estabeleça a confiança entre você e seu time.
Aproveitem este momento para conhecê-lo um pouco mais: família, filhos etc. Conversem sobre como está o seu trabalho e o que tem sido positivo nesta maior proximidade com eles.

Podem aproveitar e conversar com eles de atividades que não são do seu escopo de trabalho e incentivem que eles façam isto entre o próprio time, conversando uns com os outros também.

Estar trabalhando em casa, em um ambiente familiar e agradável aumenta consideravelmente a produtividade.

Entenda com os funcionário, de maneira individual, como está sendo a rotina do home office, se já possuem um lugar adaptado na casa, como estão se organizando nos horários logo após o início da atividade, se estão dedicando o tempo suficiente para descanso, entre outros temas imprescindíveis para o sucesso desta fase. Isto vai aproximar o líder dos funcionários e garantir o aprendizado que todos precisam neste momento de mudança.

Atuar neste momento que vivemos no Brasil de uma forma clara, organizada e responsável garantirá que todos possamos sair bem desta pandemia instaurada no mundo.

Com a prática do home office, agora compulsória na maioria das empresas, vamos dar passos importantes em relação a um futuro que já estava certo. Estamos nos antecipando e praticando o que é de mais moderno nas startup´s e em alguns departamentos de grandes corporações.

É o futuro praticado no presente: home office é uma realidade e necessidade.

Vamos aproveitar esta oportunidade e sair mais fortes desta experiência?

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Data de publicação :

17/03/2020

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